¿Sabías que a partir de hoy enviar un email desde tu taller de lunas a un cliente sin permiso puede ser ilegal?

¿Sabías que a partir de hoy enviar un email a un cliente sin permiso puede ser ilegal? Y es que el nuevo reglamento exige tener la autorización del destinatario de un email ante la posibilidad de que una empresa le envíe comunicaciones electrónicas. La empresa CSG-Gestión, especializada en servicios a talleres, explica cómo va a afectar al sector el nuevo Reglamento.

Así, a partir de ahora algunas acciones cotidianas que hasta ahora no revestían ninguna complicación legal, podrían convertirse en conductas sancionables por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). De esta forma, las empresas ya no podrán enviar correos electrónicos de forma indiscriminada, ya que lo prohíbe la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico. 
 

Para que un email no sea considerado como 'no deseado', los destinatarios de la publicidad deben autorizar previamente el envío. En todos los formularios de la empresa donde se recogen datos, hay que mencionar que los clientes  autorizan expresamente a enviarles publicidad. 

Lista de contactos 

El reglamento de protección de datos no valora si un particular facilita a otra persona el número de teléfono de un tercero, pero sí es muy estricto con el hecho de compartir bases de datos. Es decir, no se puede ceder una lista completa de contactos de móvil o direcciones de email y, mucho menos, con fines comerciales.

La responsabilidad no sólo es para quien cede los datos, sino también para quien los utiliza. Aunque se adquieran de forma legal, hay que asegurarse de que todos los destinatarios han autorizado recibir emails. Además, hay que incluir una dirección donde solicitar la rectificación de datos.

Asimismo, cuidado con las cookies de la página web. Hay que recordar que la ley obliga a informar a los usuarios y a obtener su consentimiento para utilizar o instalar cookies  y prevé sanciones importantes en caso de incumplimiento.

Eso sí: no deberás cumplir esa obligación si tu web sólo utiliza 'cookies' técnicas, que sirven para que ésta se cargue correctamente, o sean necesarias para prestar un servicio solicitado por el cliente.

Ojo con la seguridad

Cada compañía es responsable de la gestión de los datos personales que maneja y, sobre todo, de su seguridad. Por ejemplo, se debe formar a los trabajadores en este ámbito  y no permitir que se deje a la vista información sensible de clientes o terceras personas, desde contratos hasta tarjetas de visita, donde figure el nombre, teléfono o dirección de email de otro profesional.

Lo mismo se aplica a la seguridad de las bases de datos, algunas de ellas alojadas en la nube. Hay que elegir bien al proveedor para reducir los riesgos de sufrir pérdidas de datos o ciberataques.

Uno de los objetivos de esta nueva normativa es, según recuerda Cepyme, ofrecer más garantías a los ciudadanos sobre la utilización de sus datos personales por parte de las empresas y que se establece para el empresario el principio de responsabilidad proactiva.

Entre otros aspectos, desaparece la obligación de notificar ficheros a la Agencia de Protección de Datos, hay que elaborar un registro de actividad de tratamiento y queda prohibido el consentimiento tácito  y las casillas premarcadas en la web.

De esta forma, desde Cepyme recomiendan revisar los contratos con los encargados del tratamiento, los compromisos de confidencialidad de los trabajadores, los consentimientos que se obtuvieron en su día, regularizarlos  y la documentación de seguridad.

La AEPD ha creado una herramienta de ayuda destinada a aquellas empresas que realizan tratamientos de datos personales que, a priori, implicarían escaso nivel de riesgos como por ejemplo: tratamiento de datos de contacto y facturación  de los clientes o proveedores de una pequeña empresa, o de los empleados, con la finalidad del mantenimiento de una relación laboral.